Businesses must maintain unbroken record of audit

Businesses must maintain an unbroken record of edits in their books of accounts and not disable the audit trail feature in their accounting software starting this financial year, marking a significant change in accounting regulations.

Companies (Accounts) Amendment Rules, 2021, which was modified twice later to give extra time for businesses to comply, stipulates that companies record an audit trail of all transactions in the accounting software used and capture the edit log of all changes along with the date of the change.

The chronological history of changes to the entries is meant to help verify the integrity of the financial information stored in the documents. Books of accounts include records of all cash and other financial transactions, records of sales and purchases, inventory, fixed assets, liabilities and tax-related records.

The audit trail requirement from this fiscal is expected to significantly enhance the authorities’ ability to take a closer look at changes to the records that materially impact financial statements, while allowing businesses to make genuine corrections where needed. In addition, the provision brings more openness in how companies maintain their books at their registered offices. Exports said that an audit trail would allow the management, auditors and regulators to check the flow of transactions and improve the accuracy and reliability of financial reporting.

The basic purpose is to see if the books of accounts have been manipulated. It will give an idea of when a transaction was entered and if it was changed as an afterthought. In the normal course, an edit may not attract extra questions, but in the case of a company where a red flag is raised, then the regulators may like to verify the audit trail.

The government has been ramping up requirements for financial transparency and improving company governance by maintaining books of accounts and disclosures in financial statements.

व्यापारों को आडिट का एक अविच्छेद्य रिकॉर्ड बनाए रखना होगा

व्यापारों को परियोजनाओं का संगणकीय खातों में एक अविच्छेद्य रिकॉर्ड बनाए रखना होगा और इस वित्तीय वर्ष से प्रारंभ करके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में आडिट ट्रेल सुविधा को निष्क्रिय नहीं करना होगा, जो लेखांकन नियमों में एक महत्वपूर्ण परिवर्तन को निर्देशित कर रहा है।

कंपनियां (लेखा) संशोधन नियम, 2021, जिसे बाद में दो बार संशोधित किया गया था ताकि व्यापारों को इसकी पालना करने के लिए अतिरिक्त समय मिल सके, कहता है कि कंपनियों को उनके उपयोग किए जाने वाले लेखांकन सॉफ़्टवेयर में सभी लेनदेनों का एक आडिट ट्रेल रिकॉर्ड रखना चाहिए और परिवर्तनों का संपादन लॉग और परिवर्तन की तिथि को संग्राहित करना चाहिए।

लेखांकन दस्तावेजों में संशोधनों का कालातीत इतिहास वित्तीय सूचनाओं की पूर्णता को सत्यापित करने में मदद करने के लिए होता है। लेखांकन की पुस्तकें में सभी नकद और अन्य वित्तीय लेनदेन, बिक्री और खरीदारी का रिकॉर्ड, इन्वेंट्री, स्थिर संपत्ति, देयताएं और कर संबंधी रिकॉर्ड शामिल होते हैं।
इस वित्तीय वर्ष से आडिट ट्रेल की आवश्यकता से उम्मीद है कि निकटतमता वाले बदलावों पर प्रभाव डालने वाले रिकॉड्र्स पर प्राधिकरणों की क्षमता को काफी बढ़ाएगी, हालांकि व्यापारों को जरूरत के अनुसार मान्य सुधार करने की अनुमति देगी। इसके अलावा, इस प्रावधान से कंपनियाँ अपने पंजीकृत कार्यालयों में अपनी पुस्तकें कैसे बनाए रखती हैं में अधिक खुलापन लाएगा। निर्यातकों ने कहा कि ऑडिट ट्रेल से प्रबंधन, लेखाकार और नियामकों को लेनदेन के प्रवाह की जांच करने और वित्तीय रिपोर्टिंग की सटीकता और विश्वसनीयता को सुधारने की सुविधा होगी।

मूल उद्देश्य यह है कि देखा जाए कि लेखांकन की पुस्तकों में क्या कुचाली की गई है। इससे पता चलेगा कि एक लेनदेन कब दर्ज किया गया था और क्या यह बाद में संशोधित किया गया था। सामान्यतः, एक संशोधन अतिरिक्त प्रश्नों को आकर्षित नहीं करेगा, लेकिन ऐसी कंपनी के मामले में जिसे रेखांकित किया गया है, तो नियामक ऑडिट ट्रेल की पुष्टि करना चाहेंगे।

सरकार वित्तीय पारदर्शिता की आवश्यकताओं को बढ़ा रही है और कंपनी शासन को सुधारकर लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग में खुलासों को बेहतर बना रही है।